Managed Training Services (MTS)
Die Auslagerung von operativen Geschäftsprozessen an spezialisierte Dienstleister (sog. business processes outsourcing (BPO)) ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg von Unternehmen aller Branchen. Durch optimierte und effektive Prozesse sowie die Nutzung von spezifischem Fachwissen lässt sich mittlerweile ein erheblicher Wettbewerbsvorteil erzielen.

HR factory bietet neben internationaler Expertise mehr als 7 Jahre Erfahrung im Bereich Managed Training Services  in Form von BPO. Auslagerung von operativen Prozessen an HR factory garantiert Unternehmen einen erheblichen Flexibilitätszuwachs sowie die Möglichkeit die eigenen Kernkompetenzen wieder in den Mittelpunkt zu stellen. Eigene Mitarbeiter werden von administrativen Tätigkeiten  entlastet und können Ihre Zeit und Energie ungehindert auf die  jeweiligen Unternehmensziele ausrichten. Um dieses Versprechen halten zu können, möchte HR factory zuerst die aktuellen Herausforderungen des Unternehmens sowie die bestehenden Prozesse und Systeme verstehen. Nach eingehender Analyse auf Basis unserer jahrelangen Erfahrung  entwickeln unsere Experten gemeinsam mit dem Kunden  eine Strategie, die die Implementierung der folgenden Elemente zum Ziel hat:

- Moderne und transparente Prozesse mit klaren Zuständigkeiten,
- Optimale Nutzung von IT Tools und Systemen,
- Auslagerung administrativer Aufgaben mit dem Ziel Effizienz und Flexibilität der eigenen Organisation zu maximieren,
- Gezielte Nutzung von Synergieeffekten,
- Einsatz flexibler Ressourcen sowie optimierter Kostenstrukturen.

MTS Prozess
Im Bereich Managed Training Services decken wir alle Arbeitsabläufe aus den Bereichen Trainingsadministration und –organisation ab. Alle Prozessteile können individuell auf die speziellen Bedürfnisse unserer Kunden, deren Prozesse und Ziele abgestimmt und angepasst werden. Die üblicherweise genutzten Teilbereiche unserer Dienstleistung umfassen:

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MTS Services im Überblick
HR factory Managed Training Services wurden entwickelt um Effizienz und Transparenz in den operativen Prozessen unserer  Kunden zu verbessern. Unsere Dienstleistung beinhaltet unterschiedliche Elemente die einzeln oder als Gesamtpaket genutzt werden können und eng an den Bedürfnissen, Prozessen und Systemen unserer Kunden ausgerichtet werden:

• Consulting services beleuchten und analysieren die aktuell bei unseren Kunden eingesetzten Prozesse und Systeme. Darüber hinaus bieten wir unsere Unterstützung und Erfahrung  in allen Fachgebieten der Trainingsadministration/-organisation  wie Teilnehmeranmeldung, Raumbuchung, Kommunikation und Materialmanagement, Buchhaltung und Berichtswesen an. Unsere international erfahrenen Program Manager beraten und unterstützen unsere Kunden während des gesamten Prozesses - angefangen von Struktur- und Toolanalyse, über das Erarbeiten und die Implementierung eines geeigneten und optimierten operativen Modells bis hin zur Übernahme der kompletten Administration und Organisation von Trainingsmaßnahmen und Events.
    
• Teilnehmeranmeldung beinhaltet die Veröffentlichung von Trainingsangeboten, die operative Schnittstelle zu allen Teilnehmern, Freigabe von Anmeldungen, Verwaltung von Anmelde-Software (interne oder HR factory Lösungen) und Onsite-Service während Trainingsveranstaltungen.
   
• Raummanagement reicht von der Suche und Auswahl geeigneter Trainingsräumlichkeiten, Kostenvoranschlägen und entsprechenden Vertragsverhandlungen über die Buchung von Räumlichkeiten und Übernachtungsmöglichkeiten sowie Transfer bis hin zur umfassenden Kommunikation mit dem ausgewählten Raumanbieter (Bestuhlung, technischer Bedarf, Ablaufplan, Catering, etc.) und der nachfolgenden Kosten- und Rechnungskontrolle.
   
• Kommunikationsschnittstelle bedeutet die Erstellung detaillierter  Prozesse und Beschreibungen (sog. Briefings) pro Trainingsmaßnahme/-reihe. Hierzu zählt außerdem die Unterstützung der Suche nach einem geeigneten Trainer, die Bearbeitung von Trainingsinhalten von operativer Seite, die Definition von Anforderungen an geeignete Trainingsräumlichkeiten, Beratung zu geeignenten Aktivitäten während und rund um die Veranstaltung, Kommunikation mit dem Trainer inklusive Terminvereinbarung, Briefing des Trainers, Teilnehmerlistenverwaltung, Übernachtungsbuchung für Trainer und Trainerfeedback.
   
• Material Management umfasst neben der Bestellung von Trainingsmaterial auch den Entwurf und die Produktion geeigneter Materialien, Lagerverwaltung, fachgerechte Verpackung und optimierter Versand sowie die Abholung von restlichem Material nach einer Veranstaltung. 
   
• Berichtswesen  bedeutet die Darstellung der Trainingssituation in Daten und Fakten. Hierzu gehören z.B. Teilnehmerzahlen und –listen, Teilnehmerfeedback-Auswertung, Kosten- und Budgetreports etc. Unser Berichtswesen wird optimal auf die Informationsbedürfnisse unseres Kunden abgestimmt.  
   
• Buchhaltungsservice reicht von Einkaufsdienstleistungen über umfassende Budgetanalysen und -controlling, Verpflichtung und Verwaltung weiterer dritter Dienstleister, interne Weiterverrechnung entstandener Kosten, Rechnungskontrolle und Durchführung von Stornoregeln, Konsolidierung relevanter Finanzkennzahlen sowie Bewertung von aktuellen Preisen und Preisstrukturen.

Wir kennen die Bedürfnisse unserer Kunden. Unsere internationale Erfahrung ermöglicht es uns flexible und skalierbare Lösungen anzubieten, mit denen wir jegliche Wünsche unserer sehr anspruchsvollen Kunden erfüllen. Unser Fachwissen aus unterschiedlichen Branchen und Märkten, sowie unsere positive und zuvorkommende Art und unsere Bereitschaft mit unseren Aufgaben weiter zu wachsen macht uns zu einem wertvollen Partner. Wir streben nach der Excellence of Operations!